El mundo está cambiando rápidamente. Con los muchos adelantos tecnológicos de las videoconferencias (combinados con la rápida tasa de adopción), debemos preguntarnos: ¿por qué preocuparse más con las conferencias en persona?

La verdad es que realmente no deberíamos.

    Aquí hay 8 razones convincentes para ir con videoconferencia en su lugar.

1. Ahorro de dólares de viaje

Hay grandes costos asociados con los viajes de los empleados. Estos típicamente incluyen boletos de avión, alojamiento, viáticos y dietas de transporte. Dependiendo de la cantidad de empleados que viajan, esas tarifas a menudo se multiplicarán, posiblemente en gran medida.

Con la videoconferencia, las personas pueden unir fuerzas en una reunión con solo tocar un botón y con poco o ningún costo.

2. Conferencias desde cualquier lugar

No son solo los costos del viaje lo que limita a las personas. Factores como la fatiga del viaje y las diferencias de huso horario pueden en gran medida impedir que los empleados asistan a la conferencia en su mejor momento.

En cambio, aprovechar las videoconferencias les permite programar horarios de reuniones que funcionan para todos los participantes, independientemente de dónde se encuentren en el mundo. Sin la preocupación, el estrés y la tensión de los viajes, los asistentes a la reunión podrán realizar y participar en la parte superior de su juego.

3. Menos tiempo de preparación

Tal vez uno de los factores más tácitos de las conferencias en persona es el tiempo que toma prepararse para ellos. Al organizar una reunión, la presentación visual es vital para establecer la imagen de su negocio como un todo.

Como resultado, quienquiera que sea el anfitrión de la reunión normalmente hará un gran esfuerzo para limpiar no solo el área de la conferencia, sino también el espacio de la oficina completa para los visitantes que ingresan. Con la videoconferencia, el tiempo de preparación se reduce a simplemente tener un área de conferencia limpia y organizada.

4. Facilidad para compartir archivos

Cuando todos los participantes están acurrucados en una sala de conferencias, compartir y exhibir archivos puede volverse enrevesado y caótico rápidamente. Las empresas generalmente tendrán alguna forma de conexión física en las salas de conferencias para computadoras portátiles, como los concentradores integrados HDMI, VGA y DVI. Estos pueden ser frágiles y pueden incluso no ser compatibles con las diferentes computadoras portátiles de todos los asistentes.

Alternativamente, pueden tener una solución de pantalla compartida inalámbrica que requiere una descarga de la aplicación del cliente. Este es un problema para aquellos con computadoras que no les permiten descargar programas sin permiso previo de un administrador de TI.

Sin embargo, la mayoría de los programas modernos de videoconferencia vienen con un inicio de sesión basado en navegador que incluye tanto la función de compartir pantalla como compartir archivos. Sin ningún problema, cualquier asistente de la reunión puede controlar el rol del presentador y compartir su archivo para que todos lo vean.

5. La belleza de la pausa

Los beneficios de la videoconferencia no siempre se refieren a la logística y las operaciones comerciales. Tener la capacidad de pausar la conferencia es una característica simple, pero brinda a los participantes una valiosa libertad. Por ejemplo, si surge algo durante la reunión, incluso algo tan simple como un estornudo, al pausar el video y el audio se puede evitar que el asistente pierda información importante, interrumpa a otros asistentes e incluso la posible vergüenza.

6. Mayor cantidad de talentos

Cuando una empresa intenta llenar un puesto vacante, busca el candidato más elegible para el puesto. Estos candidatos existen en todo el mundo, por lo que buscar personas en las inmediaciones de la empresa limita enormemente las posibilidades de encontrar la mejor persona para el trabajo.

Con videoconferencia, las empresas pueden entrevistar y conocer candidatos calificados de cualquier parte del mundo. Pueden hablar cara a cara, lo que lo hace mucho más personal, profesional y perspicaz que una simple llamada de voz.

7. Grabar y rebobinar

Tomar notas es una parte importante de las grandes conferencias. Con las conferencias en persona, las empresas deben confiar en que alguien grabe y resuma los puntos de encuentro sin perturbar el flujo de la reunión. Durante estas reuniones, pueden surgir asuntos importantes que pueden requerir mayor discusión, por lo que tomar notas detalladas es muy importante. Esto puede ser un trabajo muy estresante para el tomador de apuntes, y puede limitar su total participación.

Este problema se resuelve fácilmente con videoconferencia. Con solo presionar un botón, la conferencia se puede grabar y guardar como un archivo de video y de audio. Aquellos que buscan más información sobre la reunión simplemente pueden rebobinar y revivir los puntos clave. Las grabaciones también ayudan a los que se perdieron la reunión a ponerse al día con información importante.

8. Mejora de las relaciones con los clientes

Tener el poder de las videoconferencias a su disposición significa que las organizaciones pueden reunirse con sus clientes siempre que lo necesiten. Las videoconferencias no requieren mucho tiempo para ninguna de las partes, pero demuestran que la empresa valora una relación profesional y toma en serio las preocupaciones de los clientes.